Чтобы банк не утонул в бумагах

[ 28.06.2006 ]

Деятельность банков очень тесно связана с огромным количеством документов, которые либо находятся в текущем производстве, либо хранятся в архивах. Неудивительно, что рынок систем электронного документооборота (СЭД) для банков постоянно растет. По некоторым подсчетам, сегодня на кредитные учреждения приходится около 20% рынка СЭД.
Рынку СЭД для банков — 10 лет

«Банковский» сектор рынка систем электронного документооборота является самым крупным и быстрорастущим. Примерно такие же темпы развития характерны лишь для систем, которые внедряются в нефтяных компаниях.

Специалисты в области СЭД отмечают, что с банками, как правило, работать проще, чем со многими другими группами заказчиков. Это связано с хорошей структуризацией их бизнеса, деловых процедур и документооборота. Но и банки не всегда могут найти решение типичной проблемы, возникающей вследствие различных взглядов на СЭД у делопроизводителей-архивистов, с одной стороны, и у IT-специалистов — с другой. Системщикам не всегда удается проникнуть в суть документационных процедур, а делопроизводителям — выйти за рамки своей традиционной деятельности по учету и контролю за прохождением документов.

Самый первый проект СЭД в банковской сфере был начат в Банке России в 1996 году. В настоящее время все учреждения Банка России — от центрального аппарата до расчетно-кассового центра — работают в рамках единой Системы автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД) на основе системы «ДЕЛО». САДД Центробанка обеспечивает электронный документооборот с использованием электронно-цифровой подписи почти 10 тыс. сотрудников банка.

Владимир Баласанян, генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), рассказал о том, что Банк России действительно выступил первопроходцем, а проекты СЭД в коммерческих банках начались уже несколько позднее. Характерен пример банка «Возрождение», отмечает Владимир Баласанян. Проект в этой кредитной организации начался в 2002 году внедрением системы «ДЕЛО» в канцелярии. В настоящее время система функционирует на полутора тысячах рабочих мест в центральном аппарате и всех филиалах банка. Она обеспечивает единую регистрацию всех документов банка: служебные записки, распоряжения, приказы, технические задания, доверенности, договоры, заявки на кредит, сертификаты ключей подписи, документы подразделений и филиалов при разграничении прав доступа и обеспечении защиты информации.

СЭД базируется на наличии документов и бизнес-процессах их обработки, т.е. сам процесс создания документа не автоматизируется. Этой проблемой пока никто серьезно не занимался. Только недавно появилась система «РегламентБанк», помогающая создавать внутренние нормативные документы кредитной организации.

Сейчас в России продолжается активный рост рынка систем электронного документооборота. По данным исследования, проведенного компанией DSS Consulting, спрос со стороны финансовых компаний на СЭД вырос с 11% (от общего числа внедрений) в 2004 году до 16% в 2005 году.

В ближайшие годы эксперты ожидают бурного роста масштабов использования (не менее 100%) систем автоматизации делопроизводства, архивного дела и электронного документооборота в банках.

Среди основных тенденций развития рынка систем документооборота Дмитрий Блудовский, директор по продажам департамента системной интеграции компании «Рексофт», выделяет, во-первых, переход от систем, автоматизирующих конкретные задачи документооборота, к системам комплексной автоматизации бизнес-процессов. Во-вторых, вовлечение в работу с системой документооборота не только специалистов отделов делопроизводства и канцелярии, но и всех сотрудников организации, которые участвуют в бизнес-процессах и связаны с прохождением информации. Все более актуальной становится возможность территориально-распределенной работы и фактор масштабируемости системы.
Стоимость автоматизации рабочего места

Динамичное развитие рынка СЭД привело к тому, что сегодня только «ленивый» не объявляет себя поставщиком систем электронного документооборота. В действительности профессиональная компания должна не только располагать квалифицированными программистами, но и специалистами в области документоведения и архивного дела, оказывать полный комплекс услуг в области СЭД, включая организационно-методическое обеспечение.

Представленные на отечественном рынке системы автоматизации документооборота можно разделить на несколько групп. Первая — это русифицированные версии западных систем промышленного уровня, так называемые «тяжелые» решения, построенные на платформах от мировых производителей. По словам Дмитрия Блудовского («Рексофт»), стоимость одной лицензии, т.е. стоимость одного рабочего места, в этой категории составляет 400—600 долларов. Продукты данной группы в основном предназначены для крупных банков, предпочитающих решения, проверенные на большом количестве успешных проектов. Вторая группа — это системы, разработанные российскими компаниями на базе промышленных СУБД или западных продуктов и поставляемые фактически в законченном, «коробочном» варианте. Это относительно недорогие системы, стоимость одной лицензии таких систем колеблется от 70 до 350 долларов. Продукты этой группы являются подходящими решениями, когда речь идет об автоматизации предприятий среднего бизнеса. И, наконец, прочие системы, включающие продукты, ориентированные на минимальное количество пользователей, например для малого бизнеса, или системы, разработанные «под заказ».

Владимир Баласанян (ЭОС) выделяет две ценовые ниши, в которых находятся две группы продуктов, широко представленных на российском рынке. Во-первых, это заказные продукты на базе специализированных документационных платформ компаний Documentum и Hummingbird. Во-вторых, заказные или тиражируемые продукты, разработанные на базе более универсальных платформ, например СУБД Oracle, Microsoft или Lotus. Цена первых определяется высокой стоимостью как самих базовых платформ, так и услуг по их применению.

«Приблизительно я бы оценил ее порядок в единицы тысяч долларов за одно рабочее место, в то время как стоимость продуктов второй ценовой ниши — в единицы сотен долларов за рабочее место», — говорит Владимир Баласанян.

Некоторые эксперты считают более правильным вводить категоризацию систем не по цене, а по функциональным и технологическим возможностям, а в качестве экономического показателя использовать совокупную стоимость владения. Специалисты объясняют свою точку зрения следующим образом. Серьезные промышленные платформы обладают необходимым функционалом для решения различных задач управления документами и бизнес-процессами в банке, включая автоматизацию процесса кредитования, управление досье клиентов, управленческий документооборот, электронный архив документов и др. Архитектура этих систем предполагает неограниченную масштабируемость решения как по числу пользователей и объемов документопотоков, так и по числу территориально-распределенных филиалов. Поэтому общая стоимость владения у таких систем при внедрении получается гораздо ниже, чем у целого ряда «коробочных» систем.
Технологии для кредитных бюро

Елена Стрелкова, директор по маркетингу официального представителя ЕМС Documentum в СНГ компании «Документум Сервисиз СНГ», обратила внимание еще на одну проблему, связанную с управлением электронными документами в банках, которая возникла в связи с принятием Федерального Закона «О кредитных историях». Из текста закона следует, что субъект, пользователь и кредитное бюро обмениваются информацией «в форме электронного документа». Закон не устанавливает, в каком конкретно виде кредитное бюро должно хранить информацию. Однако логично предположить, что целесообразнее всего хранить ее в электронном виде, поскольку объемы этой информации со временем будут огромны. Решая эту задачу, необходимо использовать технологии долговременного хранения электронных документов, считает эксперт. То есть бюро должно хранить информацию на протяжении 15 лет, обеспечивая такие процессы, как получение и размещение ее в хранилище, выполнение запросов на получение информации в соответствии с регламентами доступа, управление сроками хранения, обеспечение защиты и предотвращения несанкционированного доступа.
Как выбрать систему

Как правило, требования к системе включают обширный перечень необходимого функционала, параметры производительности и масштабируемости, поддержку территориально-распределенных задач. В банках — высокие требования к безопасности и надежности СЭД.

Специалисты отмечают, что хотя цена СЭД по-прежнему является далеко не последним критерием выбора системы, сегодня организации рассматривают уже не начальные инвестиции, связанные с приобретением продукта, а совокупную стоимость владения системой и сравнивают ее с ожидаемым эффектом от внедрения. Дмитрий Блудовский («Рексофт») рассказывает, что совокупную стоимость владения можно рассматривать также как стоимость ошибки в выборе информационной системы: «И это достаточно высокая плата, поскольку объемы документооборота увеличиваются с каждым годом в разы, ужесточаются требования к скорости работы с документами, организации открывают региональные представительства и т.д.». Таким образом, при выборе системы документооборота необходимо анализировать не текущие потребности организации, а потребности на 5—10 лет вперед. Система должна отвечать будущим требованиям банка по надежности, безопасности, иметь возможности масштабирования и работы в территориально-распределенной структуре, уметь настраиваться под постоянно меняющиеся бизнес-процессы.

Владимир Баласанян (ЭОС), напротив, считает, что заказчик должен не выбирать «самую лучшую» систему, а решать проблемы в необходимые сроки и в рамках своего бюджета, при этом не пытаясь с помощью одной конкретной СЭД сразу снять все вопросы. «Поделюсь любопытным наблюдением, — говорит эксперт. — Вопросы и пожелания потенциальных заказчиков при выборе системы, как правило, принципиально отличаются от тех проблем, которые заказчики просят решить при внедрении и эксплуатации системы. Поэтому советую, прежде чем принимать окончательное решение, обязательно сделать две вещи: попросить потенциального поставщика познакомить с уже реализованными успешными проектами у других аналогичных заказчиков и провести пробную эксплуатацию системы в собственном банке».